کمبود فضای بایگانی در ادارات؛ کمد بایگانی دوار چه مشکلی را حل می کند؟

چند کمد معمولی برای نگهداری قراردادها، پرونده های پرسنلی، اسناد مالی و زونکن ها کافی است؛ اما با گذشت زمان تعداد پرونده ها افزایش پیدا می کند و فضای آرشیو آرام آرام به یکی از بخش های پرچالش محیط اداری تبدیل می شود.

بایگانی در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها تا زمانی که حجم اسناد پایین است، مسئله مهمی به نظر نمی رسد. چند کمد معمولی برای نگهداری قراردادها، پرونده های پرسنلی، اسناد مالی و زونکن ها کافی است؛ اما با گذشت زمان تعداد پرونده ها افزایش پیدا می کند و فضای آرشیو آرام آرام به یکی از بخش های پرچالش محیط اداری تبدیل می شود.

اضافه کردن کمدهای بیشتر همیشه راه حل مناسبی نیست. هر کمد جدید بخشی از فضای مفید اتاق را اشغال می کند و در محیط هایی که محدودیت متراژ وجود دارد، ممکن است بعد از مدتی امکان توسعه بایگانی به روش سنتی وجود نداشته باشد. در چنین شرایطی مسئله اصلی دیگر فقط «نگهداری پرونده» نیست؛ بلکه باید از فضای موجود ظرفیت بیشتری به دست آورد.

یکی از تجهیزاتی که برای پاسخ به همین نیاز طراحی شده، کمد بایگانی دوار است.

چرا فضای بایگانی زودتر از چیزی که تصور می کنیم پر می شود؟

حجم اسناد یک سازمان معمولا ثابت نمی ماند. با افزایش تعداد کارکنان، مشتریان، قراردادها و پروژه ها، پرونده های جدید نیز به آرشیو اضافه می شوند.

بخش هایی مانند حسابداری، منابع انسانی، امور قراردادها، دبیرخانه و واحد حقوقی ممکن است سالانه تعداد قابل توجهی پرونده جدید ایجاد کنند. حتی با گسترش سیستم های دیجیتال نیز بسیاری از مدارک همچنان به دلایل اجرایی یا سازمانی به صورت فیزیکی نگهداری می شوند.

اگر از ابتدا برای رشد آرشیو برنامه مشخصی وجود نداشته باشد، نتیجه معمولا اضافه شدن کمدهای پراکنده در نقاط مختلف ساختمان است. این وضعیت علاوه بر اشغال فضا، پیدا کردن اسناد را نیز دشوارتر می کند.

مشکل کمدهای معمولی فقط فضای اشغال شده نیست

در روش سنتی، کمدها معمولا در امتداد دیوار قرار می گیرند. اگر ظرفیت آنها تکمیل شود، باید کمد دیگری اضافه شود.

هر تجهیز جدید به فضای کف نیاز دارد و علاوه بر آن باید مقابل کمد نیز فضای کافی برای دسترسی کاربران وجود داشته باشد. زمانی که تعداد کمدها زیاد می شود، بخشی از متراژ اتاق عملا به مسیرهای دسترسی اختصاص پیدا می کند.

بنابراین سوال مهم این است:

آیا می توان بدون افزایش قابل توجه سطح اشغال شده، ظرفیت بیشتری برای پرونده ها ایجاد کرد؟

کمد بایگانی دوار چگونه این مشکل را حل می کند؟

ساختار داخلی این نوع کمد با کمدهای ثابت تفاوت دارد. در مدل های دوار، بخش های نگهداری اسناد قابلیت چرخش دارند و از چند سطح برای قرار گرفتن زونکن یا پوشه استفاده می شود.

این طراحی باعث می شود فضای داخلی کمد با بهره وری بیشتری مورد استفاده قرار گیرد و در یک سطح مشخص بتوان ظرفیت بیشتری برای آرشیو ایجاد کرد.

به همین دلیل استفاده از کمد بایگانی دوار می تواند برای سازمان هایی مناسب باشد که حجم اسناد بالایی دارند اما نمی خواهند با اضافه کردن تعداد زیادی کمد، فضای بیشتری از محیط اداری را درگیر بایگانی کنند.

ظرفیت بیشتر زمانی ارزش دارد که دسترسی سخت نشود

یکی از نگرانی ها هنگام افزایش تراکم اسناد این است که پیدا کردن پرونده ها دشوارتر شود.

یک سیستم بایگانی خوب نباید فقط تعداد زیادی زونکن را در خود جای دهد. کارکنان باید بتوانند پرونده مورد نظر را در مدت زمان کوتاه پیدا کنند و دوباره در محل مشخص خود قرار دهند.

در سیستم دوار، بخش مورد نظر با چرخش مکانیزم داخلی در دسترس قرار می گیرد. اگر طبقات و زونکن ها به شکل اصولی شماره گذاری شوند، می توان ظرفیت بالا را بدون ایجاد آشفتگی در دسترسی مدیریت کرد.

برای مثال می توان پرونده ها را بر اساس:

• سال
• واحد سازمانی
• نوع قرارداد
• پروژه
• نام مشتری
• شماره پرونده

تفکیک کرد.

در نتیجه انتخاب تجهیزات مناسب باید همراه با طراحی یک سیستم طبقه بندی مشخص باشد.

کمد دوار برای چه سازمان هایی مناسب تر است؟

این سیستم بیشترین ارزش را در محیط هایی ایجاد می کند که دو ویژگی همزمان داشته باشند: حجم اسناد بالا و محدودیت فضا.

برای مثال می توان به این مجموعه ها اشاره کرد:

• شرکت های دارای پرونده های متعدد پرسنلی
• مراکز مالی و حسابداری
• شرکت های حقوقی و قراردادی
• دانشگاه ها و مراکز آموزشی
• بیمارستان ها و مجموعه های درمانی
• ادارات دولتی
• شرکت های مهندسی و پروژه محور
• سازمان هایی با آرشیو چند ساله

البته برای یک دفتر کوچک با چند زونکن محدود، استفاده از یک کمد بایگانی معمولی ممکن است کاملا کافی باشد. هدف این نیست که همیشه پیچیده ترین سیستم انتخاب شود؛ بلکه باید تجهیز متناسب با حجم واقعی اسناد خریداری شود.

تفاوت کمد دوار با کمد بایگانی ریلی چیست؟

هر دو سیستم با هدف مدیریت بهتر آرشیو استفاده می شوند، اما برای شرایط یکسان طراحی نشده.

کمد دوار معمولا زمانی کاربردی است که بخواهیم در قالب یک واحد کمد، از فضای داخلی ظرفیت بیشتری دریافت کنیم و دسترسی به پرونده ها نیز سریع باقی بماند.

در مقابل، کمد بایگانی ریلی بیشتر برای آرشیوهایی با حجم بسیار بالا مطرح می شود که چندین واحد قفسه در کنار یکدیگر قرار می گیرند و با حرکت روی ریل، راهروی دسترسی ایجاد می شود.

بنابراین قبل از انتخاب باید ظرفیت فعلی، رشد آینده اسناد، ابعاد اتاق و تعداد کاربران آرشیو بررسی شود.

نوع پرونده روی انتخاب کمد تاثیر دارد

همه بایگانی ها از زونکن های مشابه تشکیل نشده اند. بعضی سازمان ها بیشتر از زونکن استفاده می کنند و برخی دیگر حجم زیادی پوشه یا پرونده آویز دارند.

بنابراین قبل از خرید باید مشخص شود:

چه نوع اسنادی نگهداری می شوند؟

ابعاد آنها چقدر است؟

چه تعداد پرونده قرار است روی هر طبقه قرار گیرد؟

انتخاب کمد بدون توجه به نوع پرونده ممکن است باعث شود بخشی از ظرفیت داخلی عملا قابل استفاده نباشد.

کیفیت مکانیزم چرخش اهمیت زیادی دارد

در کمد دوار، سیستم حرکتی یکی از بخش های اصلی محصول محسوب می شود.

پس از قرار گرفتن تعداد زیادی پرونده یا زونکن روی طبقات، وزن مجموعه افزایش پیدا می کند. مکانیزم باید بتواند این وزن را تحمل کند و همچنان حرکت روان و کنترل شده ای داشته باشد.

امنیت اسناد همچنان یک اولویت است

قراردادها، اطلاعات مالی و اسناد پرسنلی ممکن است حاوی اطلاعاتی باشند که نباید در دسترس همه کارکنان قرار گیرند. بنابراین وجود درب مناسب و سیستم قفل باید متناسب با سطح امنیت مورد نیاز سازمان بررسی شود.

قبل از خرید، فضای آرشیو را اندازه گیری کنید

یکی از مهم ترین اقدامات قبل از سفارش تجهیزات بایگانی، اندازه گیری دقیق محل نصب است.

فقط عرض و ارتفاع اتاق کافی نیست. باید محل درب، ستون ها، پنجره ها، مسیر تردد کارکنان و فضای لازم برای کار با کمد نیز مشخص شود.

انتخاب سیستم بایگانی متناسب با نیاز سازمان

برای تجهیز یک آرشیو حرفه ای، ابتدا باید مسئله مشخص شود؛ کمبود فضا، افزایش حجم پرونده ها، دشواری دسترسی یا ترکیبی از این عوامل.

برادران متال در زمینه تولید تجهیزات فلزی اداری و سیستم های بایگانی فعالیت دارد و انواع کمدهای بایگانی دوار، ریلی و مدل های دیگر را برای کاربردهای سازمانی ارائه می کند.

جمع بندی

زمانی که آرشیو یک اداره پر می شود، اضافه کردن کمد جدید همیشه بهترین پاسخ نیست.

در بسیاری از مجموعه ها مسئله اصلی این است که از فضای موجود، ظرفیت بیشتری برای نگهداری اسناد ایجاد شود. کمد بایگانی دوار دقیقا در چنین شرایطی می تواند کاربرد داشته باشد؛ زیرا طراحی داخلی آن امکان استفاده بهتر از فضای کمد را فراهم می کند و در عین حال دسترسی به پرونده ها حفظ می شود.